Bagian personalia atau dikenal dengan Human Resource (HR) biasanya berada dalam divisi SDM (Sumber Daya Manusia) pada suatu perusahaan. Perusahaan membutuhkan divisi sumber daya manusia (SDM) untuk mengelola sumber daya manusia (karyawan) dan menjaga keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan kebutuhan karyawan.

Beberapa alasan mengapa perusahaan membutuhkan divisi SDM adalah mengurus perihal rekrutmen, pelatihan atau pengembangan, manajemen kinerja, hingga penggajian. Untuk itu sebelum membahas lebih jauh lagi, kamu dapat memahami pengertian apa itu personalia terlebih dahulu.

Pengertian Personalia

Personalia adalah istilah yang merujuk pada segala hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM) di sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam konteks manajemen SDM, personalia sangat penting untuk memastikan bahwa organisasi memiliki tenaga kerja yang berkualitas, kompeten, dan dapat berkontribusi secara maksimal untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, personalia menjadi salah satu fungsi manajemen yang krusial dan perlu dikelola secara profesional agar dapat memenuhi kebutuhan organisasi dalam hal SDM.

Personalia dengan HRD Berbeda

Saat ini mungkin sebagian orang berpikir bahwa HRD dan Sumber Daya Manusia adalah departemen yang sama dengan keahlian yang sama, hanya dengan istilah yang berbeda. Atau mungkin Anda mengira Personalia adalah terjemahan bahasa Indonesia dari kata HRD (Human Resource Department). Paham personalia dalam konteks organisasi sendiri merupakan basis awal dari Human Relations. Kedua pekerjaan itu sangat erat hubungannya, sehingga orang-orang mungkin biasa berpikir bahwa mereka adalah posisi yang sama.

Perbedaan utama antara personalia dan Human Resources Development (HRD) terletak pada fokusnya. Personalia lebih banyak berkaitan dengan aspek administratif dan manajemen kepegawaian seperti rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan pengembangan karyawan. Sedangkan HRD lebih fokus pada pengembangan karir karyawan, peningkatan produktivitas, dan peningkatan keterampilan yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan.

Dalam konteks praktis, personalia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa organisasi memiliki karyawan yang berkualitas dan memenuhi kebutuhan organisasi, sedangkan HRD bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan karyawan agar dapat berkontribusi secara maksimal dan mencapai potensi terbaiknya. HRD juga berfokus pada strategi pengembangan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan jangka panjang organisasi. Dalam beberapa organisasi, personalia dan HRD diintegrasikan menjadi satu unit yang disebut dengan HRM (Human Resources Management) yang lebih holistik dan terintegrasi. Namun, perbedaan fokus antara personalia dan HRD tetap ada dan kedua aspek tersebut sangat penting dalam mengelola sumber daya manusia di organisasi atau perusahaan.

Fungsi Personalia dalam Suatu Perusahaan

Dalam praktiknya, fungsi personalia ini sangat kompleks dan membutuhkan kemampuan manajerial yang tinggi untuk menjalankan tugas-tugasnya. Oleh karena itu, personalia menjadi salah satu fungsi manajemen yang sangat penting dalam mengelola sumber daya manusia di suatu perusahaan. Fungsi personalia dalam suatu perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa bagian, termasuk:

Perencanaan

Fungsi personalia bertanggung jawab untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja perusahaan, seperti menentukan jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan, serta merencanakan strategi untuk merekrut, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan yang berkualitas.

Pengorganisasian

Fungsi personalia juga bertanggung jawab untuk mengatur dan merancang struktur organisasi perusahaan, menentukan tugas dan tanggung jawab karyawan, serta mengatur hubungan antara atasan dan bawahan.

Pengarahan

Personalia bertanggung jawab untuk memberikan pengarahan dan arahan kepada karyawan mengenai tugas dan tanggung jawab mereka, serta memberikan bimbingan dan dukungan agar karyawan dapat mencapai tujuan perusahaan.

Pengawasan

Personalia juga memastikan bahwa karyawan menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dengan baik, serta memantau kinerja karyawan dan memberikan umpan balik agar karyawan dapat terus meningkatkan kinerja mereka.

Pengadaan

Fungsi personalia bertanggung jawab untuk merekrut dan memilih karyawan yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, serta melakukan proses seleksi karyawan.

Pengembangan

Personalia bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan dan pengembangan pada karyawan agar memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dengan efektif.

Pemberian Kompensasi

Manajemen personalia dapat memberikan penghargaan kepada karyawan secara adil dan tepat berdasarkan peran dan kinerja karyawan tersebut di perusahaan. Kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan ini bisa bersifat finansial, seperti kenaikan gaji, atau non-finansial dalam bentuk tunjangan seperti pelayanan kesehatan.

Pengintegrasian

Integrasi dalam fungsi personalia ini berarti keselarasan antara perbedaan kepentingan perusahaan dan individu karyawan sehingga dapat bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan perusahaan.

Pemeliharaan

Pemeliharaan mengacu pada upaya efektif untuk menjaga kelangsungan kondisi kerja melalui lima fungsi manajemen sumber daya manusia. Secara umum ada dua hal yang harus dipertahankan, yaitu sikap positif pegawai terhadap tugas yang diberikan dan proses komunikasi yang baik dalam organisasi, serta menjaga kondisi fisik pegawai melalui program kesehatan dan keselamatan kerja.

Jobdesk Personalia

Fungsi personalia kemudian dirumuskan ke dalam tugas pokok seorang personalia. Karena personalia berurusan langsung dengan semua masalah SDM dalam hal kualitas dan kuantitas, job desk personalia mencakup:

Mengurus dan Melaksanakan Rekrutmen dan Seleksi Tenaga Kerja

Tugas personalia dalam hal ini adalah mengurus proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan, termasuk membuat iklan lowongan kerja, melakukan screening dan seleksi calon karyawan, serta melakukan wawancara dan pengujian keterampilan.

Menentukan dan Memberikan Sumber-Sumber Tenaga Kerja

Tugas personalia dalam hal ini adalah menentukan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk organisasi, dan menemukan calon-calon karyawan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang telah dibuat. Job desk ini juga mencakup memposting lowongan pekerjaan, melakukan seleksi, dan memberikan kesempatan untuk pelamar untuk diwawancarai.

Menyusun Anggaran Tenaga Kerja yang Diperlukan

Tugas personalia adalah merencanakan dan mengestimasi kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan dalam suatu periode tertentu, dan menyusun anggaran yang tepat untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut. Personalia juga memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan, menghitung biaya gaji dan tunjangan, serta mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti biaya pelatihan dan pengembangan karyawan.

Membuat Job analysis, Job Description, dan Job Specification

Personalia menganalisis pekerjaan yang ada dalam organisasi, membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Selain itu, personalia mengidentifikasi tugas-tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan keterampilan yang diperlukan untuk setiap pekerjaan dalam organisasi.

Mengurus dan Mengembangkan Karyawan

Tugas lainnya adalah mengurus kebutuhan karyawan saat mereka telah dipekerjakan, seperti memberikan pelatihan, pengembangan keterampilan, dan pembinaan karyawan. Personalia juga mengelola kinerja karyawan, mengidentifikasi kebutuhan karyawan, serta menentukan program penghargaan dan insentif untuk meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan.

Mengurus Soal Pemberhentian Kerja (Pensiun, PHK, Resign)

Selanjutnya, personalia mengurus masalah-masalah pemberhentian karyawan, termasuk pemberhentian karena pensiun, PHK, resign, proses penghitungan gaji dan tunjangan, serta pemenuhan hak-hak karyawan setelah dipecat atau mengundurkan diri.

Mengurus Persoalan Kesejahteraan Karyawan

Tugas personalia dalam hal ini adalah mengurus kebutuhan kesejahteraan karyawan, termasuk manajemen program asuransi, cuti dan liburan, dan layanan kesehatan.

Gaji Posisi Personalia

Gaji personalia bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Bergantung pada perusahaan jenis perusahaannya.  Namun, gaji rata-rata pada posisi personalia untuk fresh graduate berkisar antara 6.000.000 sampai Rp 12.000.000/bulan. Personalia pada perusahaan multinasional terkemuka berkisar Rp 27.000.000/bulan. Namun, perlu diingat bahwa angka ini hanya bersifat perkiraan dan bisa berubah tergantung pada faktor-faktor yang telah disebutkan di atas.

Jenjang Karir Personalia

Junior Staf Bagian Personalia

Tugasnya termasuk membantu melakukan administrasi dan dokumentasi, seperti membuat laporan kehadiran karyawan, memasukkan data karyawan ke dalam sistem, dan membantu pengurusan perijinan karyawan.

Senior Staf Bagian Personalia atau disebut HR Professional

Bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang lebih kompleks, seperti merancang program pelatihan dan pengembangan karyawan, membuat kebijakan sumber daya manusia, dan membantu dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan.

Supervisor Bagian Personalia

Bertugas mengawasi dan membimbing staf junior, memberikan rekomendasi untuk perbaikan proses kerja, serta mengelola beberapa fungsi personalia seperti pelatihan dan pengembangan karyawan, serta manajemen kinerja.

Manajer Bagian Personalia

Bertanggung jawab atas semua aspek personalia di perusahaan, seperti perencanaan anggaran personalia, pengembangan strategi personalia, pengembangan kebijakan, serta mengawasi seluruh staf personalia. Manajer personalia juga harus bekerja sama dengan tim manajemen senior dalam mengembangkan kebijakan perusahaan dan mengelola karyawan secara keseluruhan.

Demikianlah penjelasan lengkap mengenai personalia. Secara umum, personalia adalah bidang yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM) suatu perusahaan, mulai dari pengadaan hingga pemeliharaan. Bagi kamu yang ingin menambah referensi dan pengetahuan seputar karir, blog menyediakan kumpulan artikel yang bisa menambah wawasanmu.