Penting bagi karyawan untuk menerapkan aturan one month notice ketika ingin mengundurkan diri atau resign dari perusahaan. Tujuannya agar perusahaan bisa menyiapkan beberapa hal terlebih dahulu demi menjaga kelancaran operasional perusahaan. Contohnya seperti menemukan pengganti karyawan yang resign untuk mengisi posisi tertentu, mengatur kembali struktur organisasi, maupun mengelola berkas untuk karyawan terkait. Bayangkan saja bila seorang karyawan tiba-tiba mengajukan pengunduran diri ketika kegiatan bisnis sedang sibuk-sibuknya, tentu hal ini akan mengganggu operasional. Oleh karena itu, Anda sebagai karyawan harus menerapkan one month notice saat ingin mengundurkan diri dari perusahaan. Yuk, ketahui lebih lanjut tentang one month notice di bawah ini!

Pengertian One Month Notice

Dalam bahasa Indonesia, one month notice artinya adalah pemberitahuan satu bulan. Pemberitahuan ini ditujukan kepada karyawan yang ingin mengundurkan diri atau resign dari perusahaan. Jadi, karyawan harus memberitahukan tanggal pengunduran dirinya kepada perusahaan satu bulan sebelum meninggalkan perusahaan. Hal ini bertujuan agar perusahaan mempunyai waktu untuk mencari pengganti sebelum karyawan lama keluar. Dengan begitu, proses handover pekerjaan menjadi lancar dan tidak menimbulkan kekosongan posisi atau jabatan.

One month notice tidak hanya berlaku untuk karyawan saja, namun juga perusahaan. Ketika perusahaan ingin mengakhiri kontrak kerja dengan karyawan, maka perusahaan juga harus memberitahukan terkait hal tersebut selambat-lambatnya dalam 30 hari. Sehingga, karyawan mempunyai cukup waktu untuk mencari pekerjaan baru dan menyelesaikan tugas terakhirnya di perusahaan.

Biasanya, perusahaan sudah mencantumkan peraturan one month notice ini di kontrak atau perjanjian kerja pada awal karyawan masuk kerja. Jika karyawan menyetujui dan menandatanganinya, artinya mereka wajib mengikuti aturan tersebut bila memang ingin mengundurkan diri atau resign.

Dasar Hukum One Month Notice

Aturan terkait pemberitahuan pengunduran diri atau one month notice tercantum dalam Pasal 162 Undang-Undang Ketenagakerjaan. Berdasarkan peraturan ini, karyawan yang mengundurkan diri harus memenuhi syarat sebagai berikut:

• Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.
• Tidak terikat oleh ikatan dinas manapun.
• Tetap melakukan tugas dan tanggung jawabnya sampai tanggal mulai pengunduran diri

Perlu Anda ketahui, karyawan yang mengundurkan diri atas keinginannya sendiri dan memenuhi syarat-syarat di atas, maka berhak mendapatkan uang pisah dan uang penggantian hak dari perusahaan. Selain itu, perusahaan juga harus menjawab surat pengunduran diri karyawan maksimal 14 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri. Jika selama waktu yang ditentukan perusahaan tidak memberikan jawaban, artinya perusahaan setuju atas permohonan pengunduran diri karyawan tersebut.

Untuk masalah gaji, perusahaan akan tetap memberikannya kepada karyawan yang mengajukan one month notice. Gaji tersebut akan diberikan pada hari terakhirnya kerja atau setelah 30 hari pengajuan pengunduran diri.

Bagaimana Jika One Month Notice Tidak Dipatuhi?

Apa yang terjadi jika karyawan tidak melakukan one month notice sebelum mengundurkan diri dari pekerjaannya? Sebenarnya tidak ada ketentuan spesifik mengenai sanksi atau hukuman terkait masalah ini, baik dari UU Ketenagakerjaan maupun Kepmenaker 78/2001. Namun, biasanya perusahaan mempunyai kebijakan tersendiri dalam proses resign karyawannya. Jadi, penting bagi Anda untuk memahami kembali perjanjian atau kontrak kerja yang mengatur tentang proses pengunduran diri.

Proses pengunduran diri yang dilakukan jauh-jauh hari sebelumnya tentu akan memberikan kesan positif kepada perusahaan. Mereka akan menghargai itikad baik karyawan tersebut karena bersikap profesional dan bertanggung jawab terhadap kewajibannya sampai akhir.

Ada beberapa dampak yang mungkin dirasakan oleh karyawan yang mengundurkan diri tanpa menerapkan one month notice, di antaranya yaitu:

Tidak mendapatkan uang pesangon

Biasanya, perusahaan tidak akan memberikan uang pesangon kepada karyawan yang resign tanpa adanya pemberitahuan, apalagi jika keluarnya dengan cara yang tidak baik. Perusahaan hanya akan memberikan uang pesangon kepada karyawan yang diberhentikan secara terhormat atau memasuki masa pensiun. Karyawan yang mengabaikan one month notice ketika mengundurkan diri dianggap tidak profesional, sehingga mereka tidak berhak untuk menerima uang pesangon dari perusahaan.

Tidak mendapatkan surat referensi

Sanksi resign tanpa pemberitahuan lain yang diberlakukan oleh beberapa perusahaan yaitu tidak diberikannya surat referensi. Surat ini umumnya digunakan sebagai rujukan bagi karyawan untuk menyatakan bahwa dirinya pernah bekerja di perusahaan tersebut dan mempunyai pengalaman kerja di bidang terkait. Ketika melamar pekerjaan, biasanya beberapa perusahaan mengharuskan ada surat referensi. Nah, jika karyawan tidak mendapatkan surat referensi dari perusahaan sebelumnya tentu akan menyulitkannya dalam melamar pekerjaan.

Mendapatkan stigma negatif

Selain tidak mendapatkan pesangon dan surat referensi, karyawan yang resign tanpa pemberitahuan secara tidak langsung akan mendapatkan stigma atau kesan yang negatif dari perusahaan. Karyawan tersebut mungkin akan dianggap sebagai karyawan yang tidak profesional dan tidak bertanggung jawab. Para karyawan lain yang akan merekomendasikan tempat kerja baru tentu akan berpikir dua kali untuk melakukannya. Sebab, mereka tahu rekannya tersebut dianggap “bermasalah” di tempat kerja sebelumnya.

Sulit mencari pekerjaan baru

Biasanya, ketika karyawannya mengundurkan diri atau diberhentikan oleh perusahaan, maka tim HR akan meminta mereka untuk mengirimkan CV paling terbaru. Hal ini karena perusahaan akan membantu mereka untuk mendapatkan pekerjaan baru. Namun, jika karyawan mengundurkan diri secara tidak terhormat tentu tim HR tidak akan merekomendasikan mereka kepada perusahaan lain. Secara tidak langsung, kredibilitas karyawan tersebut pun menjadi menurun.

Pemberian denda

Dampak lainnya yaitu karyawan mendapatkan denda atau penalti dalam jumlah tertentu dari perusahaan. Sanksi denda biasanya sudah tercantum dalam kontrak atau perjanjian kerja. Denda yang harus dibayarkan umumnya sebesar gaji sampai batas waktu berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja. Sebagai contoh, seorang karyawan mempunyai kontrak kerja dengan perusahaan selama 12 bulan dan gaji bulanannya sebesar Rp4.000.000. Ternyata pada bulan ke 4, karyawan tersebut mengundurkan diri tanpa melakukan one month notice. Maka, ia harus membayar denda sebesar 8 × Rp 4.000.000 atau sebesar Rp 32.000.000 kepada perusahaan.

Tujuan One Month Notice

Agar Anda lebih memahami pentingnya menerapkan one month notice, berikut ini adalah beberapa tujuan dari one month notice:

Mencari pekerjaan baru

Dengan adanya one month notice, Anda menjadi mempunyai waktu yang cukup untuk mencari pekerjaan baru. Hal ini juga untuk memastikan agar Anda tidak menganggur terlalu lama setelah meninggalkan perusahaan. Bisa saja dalam waktu satu bulan tersebut Anda sudah bisa mendapatkan tempat kerja yang baru.

Mempersiapkan mental

Beberapa karyawan mungkin berat untuk meninggalkan perusahaan, apalagi jika di perusahaan tersebut mereka mendapatkan banyak pengalaman berharga atau pengembangan karir yang baik. Nah, one month notice ini dapat membantu karyawan menyiapkan mentalnya untuk meninggalkan perusahaan yang telah memberikannya kesempatan berkarir. Selain itu, karyawan juga tidak akan terburu-buru dalam menyelesaikan segala urusan administrasi yang harus dilengkapi.

Mempermudah handover

Seperti yang kita ketahui, proses pendelegasian tugas atau handover antara karyawan lama kepada karyawan baru tentu membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Apalagi jika tugas dan perannya dalam bekerja begitu banyak. Dengan adanya waktu satu bulan, Anda bisa menyerahkan tugas-tugas Anda dengan cermat tanpa khawatir ada yang terlewat.

Menjaga hubungan baik dengan perusahaan

Tujuan one month notice berikutnya yaitu untuk menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Jika Anda melakukan pemberitahuan resign H-30 kepada perusahaan, maka Anda akan mendapatkan kesan yang positif dari perusahaan. Sehingga, hubungan dengan perusahaan dapat tetap terjalin baik yang nantinya akan menguntungkan Anda kedepannya.

Cara Mengundurkan Diri yang Tepat

Adapun cara mengundurkan diri atau resign yang tepat agar mendapatkan kesan yang baik dari perusahaan adalah sebagai berikut:

Tetapkan waktu resign

Cara pertama yang harus Anda lakukan yaitu menentukan waktu untuk resign dengan tepat. Selain melakukan one month notice, Anda juga harus melihat situasi perusahaan. Akan lebih baik jika Anda mengundurkan diri ketika menjelang tahun baru, sebab perusahaan biasanya akan tutup buku, dimana kegiatan pada satu tahun tersebut telah dipertanggungjawabkan. Hindari resign di saat-saat penting seperti peluncuran produk baru, masa probation, baru mendapat promosi atau naik jabatan, dan lain sebagainya.

Buat alasan yang tepat

Berikan alasan resign yang tepat dan bijak kepada perusahaan. Gunakan kata-kata yang bisa dipertanggungjawabkan dan tidak menimbulkan kesalahpahaman. Selain itu, jika memang harus bertemu langsung dengan atasan, katakan alasan resign Anda dengan baik dan sopan. Walaupun Anda mempunyai persepsi yang buruk terhadap manajemen perusahaan, namun Anda tetap harus bersikap sopan untuk mendapatkan kesan yang baik dari mereka.

Ucapkan terima kasih

Jangan lupa untuk menyampaikan kalimat-kalimat terima kasih kepada perusahaan. Sebab, mereka sudah memberikan Anda kesempatan untuk berkarir dan berkontribusi dalam kesuksesan bisnisnya.

Persiapkan surat pengunduran diri

Selain alasan dan waktu resign, Anda juga harus menyiapkan surat pengunduran diri yang baik. Pastikan isi dari surat tersebut menjelaskan secara singkat dan to the point terkait alasan Anda mengundurkan diri dari perusahaan. Jangan gunakan kalimat yang dapat membuat perusahaan salah paham terhadap Anda. Cantumkan juga tanggal dan waktu Anda resign.

Contoh Surat Pengunduran Diri

Berikut ini adalah beberapa contoh surat pengunduran diri yang bisa Anda jadikan referensi ketika ingin resign dari perusahaan:

Contoh 1

Kepada

Yth. Direktur PT. Upaya Bersama

Di tempat

Di bawah ini yang bertanda tangan:

Nama : Shon Eric Riansyah

Alamat: Sanur, Bali

Jabatan: Software Engineer

Melalui surat ini saya ingin mengajukan surat pengunduran diri dari perusahaan yang Anda pimpin. Alasan saya mengundurkan diri adalah karena saya akan melanjutkan studi S2 di luar negeri.

Saya ingin mengucapkan terima kasih karena telah diberi kesempatan untuk bekerja secara profesional bersama tim engineer. Mohon maaf jika selama bekerja di sini saya banyak melakukan kesalahan.

Demikian, surat pengunduran ini saya sampaikan. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Shon Eric Riansyah

Contoh 2

Bandung, 23 April 2024

Kepada

Yth. Pimpinan PT. Bersama Kita Bisa

Di tempat

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Luth Nadya Dacosta

Alamat: Kelapa Gading, Jakarta

Jabatan: Corporate secretary

Nomor ID: JT94-CS23

Sehubungan dengan surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri/resign dari jabatan di perusahaan Anda terhitung pada tanggal 23/04 /2024 karena saya akan menikah dan ikut tinggal bersama suami di luar kota.

Sebelumnya saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya karena Anda telah memberikan kesempatan bagi saya untuk belajar dan bekerja secara profesional di perusahaan selama kurang lebih 3 tahun. Saya juga mengucapkan terima kasih atas dukungan yang selama ini manajemen berikan kepada saya sehingga bisa menjadi bekal karier untuk di masa depan.

Saya memohon maaf sebesar-besarnya karena tidak bisa lagi menjadi bagian dalam perusahaan yang Anda pimpin. Saya juga mohon maaf bila selama ini saya melakukan kesalahan secara sengaja maupun yang tidak sengaja. Semoga  PT. Bersama Kita Bisa dapat semakin berkembang lagi.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan penuh kesadaran serta atas keinginan sendiri dan tanpa ada paksaan dari pihak manapun.

Hormat saya,

Luth Nadya D

Contoh 3

Dear Robert,

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as UX Writer with Eunonia Corp. My final day will be 10/02/2024 as per my notice period.

I would like to thank you for the opportunity to have worked in the position for the past 5 years. I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and look back at my time here as a valuable period of my professional life.

During the next month, I will do what I can to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Please let me know if there is anything further I can do to assist in this process.

Sincerely,

Hugo Lee

Contoh 4

Dear Ms. Patricia Wong,

I’m writing to give my formal notice that I’ll be leaving my role as Product Marketer for Asian Sky Financial Partners on May 23.

I’ve recently received an offer to serve as a product marketing manager at a small startup, and after careful consideration I’m excited to explore this new path in my career journey.

I’m incredibly grateful for the opportunities I’ve been provided working on the product team for the past 3 years. It’s been a wonderful experience to work for such a great company and help in solving Asian Sky’ mission to provide better financial support for older employees.

Please let me know if I can be of any assistance during this transition. Thank you for all your guidance. I wish you all the best, and look forward to keeping in touch.

Sincerely,

Mary Stephanie

Nah, itulah penjelasan singkat mengenai one month notice yang harus diterapkan oleh ketika ingin resign dari perusahaan.

Jika Anda sedang mencari lowongan pekerjaan, Anda dapat mengunduh Super App. Di sana Anda dapat memilih dan melamar pekerjaan yang Anda inginkan. Tunggu Apalagi? Unduh Super App sekarang juga!

Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog sekarang juga!