Apa itu pengalaman kandidat (Candidate Experience)? Kata kunci yang populer ini sebenarnya adalah salah satu faktor terpenting dalam bidang pencarian talenta berbakat. Hal ini karena definisi pengalaman kandidat adalah “bagaimana perasaan kandidat tentang perusahaan Anda setelah mereka mengalami proses perekrutan.” Bagaimana ‘perasaan’ kandidat ini, apakah buruk atau buruk akan mempengaruhi keputusan mereka mau menerima tawaran kerja dari Anda atau tidak.

Jadi, pengalaman kandidat yang baik akan membuat kandidat merasa nyaman dengan perusahaan Anda. Hal ini akan dirasakan oleh kandidat setelah ikut proses perekrutan di perusahaan Anda. Pengalaman kandidat yang lebih baik mungkin membuat mereka ingin berbagi perasaan baik mereka dengan orang lain, membantu membangun reputasi Anda.

Di sisi lain, pengalaman kandidat yang buruk akan membuat mereka kehilangan rasa hormat terhadap Anda, baik sebagai pemberi kerja maupun sebagai perusahaan. Keluhan paling umum yang dirasakan kandidat tentang pengalaman lamaran kerja mereka adalah bahwa perusahaan tidak memberikan respon pada mereka.

Menanggapi aplikasi lamaran kerja setiap kandidat adalah cara termudah untuk menyelesaikan keluhan ini. Tetapi menciptakan pengalaman kandidat yang baik dalam perekrutan sebetulnya lebih dari itu. Hal ini juga menyangkut perubahan pola pikir yang berfokus pada menghargai waktu kandidat dan merancang pengalaman kandidat Anda sesederhana mungkin. Baca juga artikel tentang Cara Memposting Lowongan Kerja di LinkedIn.

Berikut cara meningkatkan pengalaman kandidat di setiap tahap proses perekrutan:

Pastikan Anda Merekrut Untuk Posisi Yang Betul-Betul Dibutuhkan

Menciptakan organisasi yang salah akan melahirkan pengalaman kandidat yang buruk. Organisasi tepat dan perencanaan menghasilkan pengalaman kandidat yang baik. Organisasi yang baik dimulai dengan merencanakan strategi perekrutan Anda.

Anda harus mulai menentukan seperti apa kandidat yang cocok untuk posisi tersebut. Dengan begitu, para kandidat nanti akan tahu tugasnya dengan jelas. Sehingga pengalaman kandidat terbaik pun bisa didapatkan.

Lakukan analisis kesenjangan keterampilan terlebih dahulu

Melakukan analisis kesenjangan keterampilan formal adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi jenis keterampilan tambahan apa yang dibutuhkan tim Anda sehingga bisa berkembang. Anda dapat lakukan analisis tersebut pada tingkat individu atau tim, untuk membantu perencanaan suksesi, menetapkan tujuan pelatihan, dan perencanaan perekrutan. Seringkali, analisis kesenjangan keterampilan formal dapat membantu perusahaan melihat bahwa mereka dapat melatih karyawan mereka saat ini, daripada mempekerjakan yang baru.

Pilih posisi jabatan kedua

Begitu perusahaan mengidentifikasi kesenjangan keterampilan yang perlu mereka isi, mereka dapat merekayasa balik jabatan dan tanggung jawab agar sesuai dengan keterampilan tersebut. Pendekatan yang mengutamakan keterampilan ini meningkatkan pengalaman kandidat dalam rekrutmen karena berfokus pada menemukan orang untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Tulis Deskripsi Pekerjaan Yang Jelas

Gunakan bahasa yang sederhana

Bahkan jika kandidat mengetahui kata kunci perusahaan Anda, yang terbaik adalah menulis deskripsi pekerjaan yang jelas bebas dari kata-kata jargon. Banyak kata deskripsi pekerjaan stereotip yang terlalu sering digunakan hingga membuatnya membingungkan dan terkesan tak punya arti.

Setiap daftar pekerjaan tidak perlu disertai persyaratan terlalu panjang

Deskripsi pekerjaan dengan daftar persyaratan terlalu panjang biasanya akan mengecewakan kandidat (terutama kandidat wanita). Sebab mereka merasa tidak memenuhi setiap persyaratan tersebut. Tulis apa yang dibutuhkan untuk bisa bekerja pada posisi tersebut. Bukan keinginan Anda untuk para kandidat.

Susun deskripsi pekerjaan Anda agar mudah dibaca

Menulis iklan pekerjaan harus mengikuti aturan penulisan yang sama seperti posting blog dan artikel. Konten akan lebih mudah dibaca jika informasi yang paling penting ditulis terlebih dahulu dengan dibuat poin-poin, menggunakan kata kerja aktif, dan kalimat pendek.

Beri tahu kandidat siapa Manajer Perekrutan Anda

Banyak orang meninggalkan pekerjaan mereka karena hubungan yang buruk dengan manajernya. Yang terbaik adalah memberi tahu kandidat siapa manajer mereka nantinya, untuk membantu mereka meneliti lebih lanjut tentang kondisi sekitar. Hal ini akan membuka peluang pertumbuhan peran karyawan Anda tersebut.

Buat tanggung jawab manajemen menjadi jelas

Jika posisi yang Anda iklankan memiliki tanggung jawab manajemen, jelaskan secara eksplisit. Jabatan ‘Manajer’ sedang populer dan tidak selalu diterjemahkan menjadi tanggung jawab atas laporan langsung. Jika karyawan tingkat manajer Anda benar-benar harus mengelola orang, beri tahu kandidat Anda.

Mudahkan Kandidat Untuk Melamar Pekerjaan Anda

Jadikan halaman karier Anda mudah ditemukan

Halaman karir sering terkubur di bagian yang tidak jelas dari situs web perusahaan. Buat milik Anda semudah mungkin ditemukan. Kandidat akan berterima kasih karena tidak harus menelusuri peta situs Anda. Selain itu, kandidat juga akan menyadari bahwa Anda cukup menghargai proses lamaran pekerjaan tersebut. Menjadikannya yang utama dan terpenting.

Berikan instruksi aplikasi yang jelas

Instruksi aplikasi yang panjang dan rumit seringkali membingungkan dan mengecewakan kandidat. Untuk menghindari kandidat keluar dari proses aplikasi Anda tanpa menyelesaikannya, pastikan untuk memberi tahu mereka apa yang harus mereka kirimkan sebelum mereka mulai.

Jangan membuat pelamar masuk ke sistem Anda untuk melamar

Saat seorang pelamar ingin masuk ke perusahaan Anda, pastikan mereka tidak dituntut untuk melakukan login ke sistem atau aplikasi apapun. Sebab, hal ini akan menciptakan pengalaman tidak menyenangkan bagi kandidat. Bahkan tidak ada seorangpun yang menyukainya. Terutama jika mereka memiliki aturan ketat untuk menambahkan simbol, huruf kapital, dan angka. Biarkan kandidat melamar tanpa login ke apa pun untuk pengalaman yang lebih baik.

Tawarkan LinkedIn

Apa pun yang membuat proses aplikasi lebih singkat dan mudah bagi kandidat akan meningkatkan pengalaman kandidat Anda. Penggunaan LinkedIn adalah pilihan yang bagus untuk membuat aplikasi lebih nyaman.

Jadikan seluruh proses aplikasi Anda jelas, di satu halaman

Cara termudah untuk menghindari penilaian buruk kandidat adalah menyimpan aplikasi Anda dalam format satu halaman. Ini membantu kandidat mempersiapkan semua yang mereka butuhkan sebelumnya, tanpa harus berhenti di tengah proses aplikasi multi-halaman (yang seringkali bahkan tidak memiliki navigasi tombol kembali) untuk menyusun esai atau menjawab pertanyaan tambahan.

Buat proses aplikasi Anda singkat dan dapat diaplikasikan via ponsel

Semakin pendek aplikasi Anda, semakin ramah pengguna. Aplikasi yang lebih pendek lebih mudah diisi di perangkat seluler dan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu kandidat Anda. Aplikasi Indeed menawarkan opsi ‘lamar dari ponsel Anda’ untuk posting pekerjaan, sehingga memudahkan pelamar untuk melamar pekerjaan saat bepergian.

Hindari membatasi unggahan file menjadi ukuran kecil

Jika Anda menawarkan opsi unggah file untuk resume dan portofolio, berhati-hatilah dengan batas ukuran file Anda. Beberapa resume dan portofolio yang diformat adalah file besar, karena mereka menampilkan gambar berkualitas tinggi. Kandidat akan merasa lebih dihargai oleh Anda, dan proses aplikasi Anda, jika mereka tidak perlu mengkompres ukuran file mereka yang akan diunggah tersebut.

Izinkan jawaban respons bebas dan tautan URL

Jika Anda tidak dapat menawarkan batas ukuran untuk unggahan file, tawarkan kandidat kesempatan untuk mengirimkan tautan URL ke lampiran yang terlalu besar untuk diunggah dalam format PDF. Ini juga merupakan ide yang baik. Sehingga memungkinkan kandidat bisa melampirkan hal-hal yang sekiranya penting tapi belum sempat dibahas pada formulir aplikasi.

Buat jawaban ‘wajib’ hanya jika benar-benar diperlukan

Ini menghemat waktu kandidat dan juga dapat membantu mempercepat proses peninjauan aplikasi bagi perekrut dan manajer perekrutan, sehingga mereka dapat menemukan kandidat lebih cepat. Selain itu, hal ini juga meningkatkan efisiensi seluruh proses perekrutan Anda. Sisa waktu bisa Anda gunakan untuk hal-hal lain.

Jangan meminta riwayat gaji sebagai bidang wajib

Pencari kerja yang cerdas tahu bahwa mereka tidak boleh menjawab pertanyaan riwayat gaji, jika mereka ingin tetap unggul dalam negosiasi gaji. Menjadikan gaji saat ini sebagai bidang wajib akan mengganggu kandidat. Meminta riwayat gaji juga menghidupkan kesenjangan pembayaran berdasarkan gender, dan ilegal di beberapa negara. Jadi Anda mungkin harus menghindari hal tersebut.

Kirim email konfirmasi ketika kandidat mengirimkan aplikasi mereka

Memberikan respon untuk aplikasi kandidat adalah praktik yang baik. Bahkan jika Anda mengirim email terima kasih sekalipun. Demi membantu kandidat merasa lebih siap untuk wawancara, kirimkan kandidat salinan aplikasi mereka.

Hindari nomor referensi kandidat, gunakan nama asli sebagai gantinya

Terkadang email konfirmasi aplikasi menyertakan nomor referensi kandidat yang samar. Hal ini bisa berarti mengirimkan pesan bahwa kandidat adalah angka, bukan orang. Sebaiknya hindari. Dengan begitu, Anda menghindari kebingungan kandidat dan menjaga komunikasi Anda tetap pribadi.

Lakukan uji coba dengan mengirimkan aplikasi sendiri

Tidak ada yang seperti pengujian pengguna untuk melihat apakah ada sesuatu yang salah. Kirim aplikasi sampel dan periksa untuk melihat seperti apa template email Anda, dari sudut pandang kandidat. Ide lainnya yang cukup baik adalah meminta seorang rekan untuk mengirimkan aplikasi pengujian. Dengan begitu, bisa melihat apakah ada gangguan pengalaman pengguna. Ini adalah cara yang baik untuk menentukan seperti apa pengalaman kandidat yang hebat.

Lakukan Tindakan Lebih Lanjut

Kirim email penolakan atau undangan wawancara sesegera mungkin

Di Workable, kami menganjurkan aturan dua hari untuk pengalaman kandidat yang positif. Itu karena sebagian besar kandidat yang akhirnya menerima wawancara dan pekerjaan adalah mereka yang mendapat tanggapan dari pemberi kerja dalam waktu dua hari setelah melamar. Beri tanggapan pada kandidat sesegera mungkin baik untuk kabar baik maupun buruk. Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu kandidat Anda (yang merupakan salah satu cara terbaik untuk meningkatkan pengalaman kandidat).

Kirim pesan kepada kandidat dari alamat email biasa (bukan robot)

Tidak ada yang lebih jelas menunjukkan ketidaktertarikan selain pesan penolakan umum dari alamat email careers@company.com. Email penolakan tidak terlalu mengecewakan jika berasal dari alamat email biasa. Demikian pula, undangan wawancara lebih meyakinkan jika mereka memiliki nama seseorang yang menyertainya.

Menanggapi kandidat dengan ucapan terima kasih dan memberikan catatan tindak lanjut

Setelah proses wawancara Anda berjalan, Anda kemungkinan akan mendapatkan terima kasih dan email tindak lanjut dari kandidat setelah wawancara langsung berakhir. Memberikan respon ucapan terima kasih ini dengan balasan adalah hal yang paling sopan untuk dilakukan. Itu membuat kandidat merasa lebih dihargai dan menunjukkan bahwa Anda bersikap sopan.

Berkomunikasi Dengan Baik Kepada Kandidat Dalam Setiap Proses Perekrutan

Bicaralah dengan mereka melalui telepon sebelum meminta mengerjakan tugas

Tugas adalah cara yang bagus untuk menguji keterampilan kandidat dan mempersempit pilihan Anda. Tetapi yang terbaik adalah berbicara dengan orang-orang sebelum meminta mereka untuk meluangkan lebih banyak waktu demi mengikuti proses aplikasi Anda.

Buat petunjuk ujian atau tugas apapun dengan jelas dan transparan tentang batas waktu

Meminta kandidat untuk menunjukkan keterampilan kerja mereka dengan menyelesaikan tugas adalah permintaan signifikan yang melibatkan komitmen waktu. Anda dapat membantu kandidat merasa lebih nyaman jika Anda memberikan instruksi yang jelas dan bersedia menjawab pertanyaan klarifikasi apa pun yang mungkin mereka miliki. (Setiap pertanyaan klarifikasi yang diajukan kandidat dapat membantu Anda merancang instruksi yang lebih jelas di masa mendatang.)

Ucapkan terima kasih kepada kandidat saat mereka menyerahkan tugas atau mengikuti tes

Berterima kasih kepada kandidat atas waktu dan upaya mereka sangat penting. Sebaiknya catat tenggat waktu untuk setiap kandidat mengirimkan materi aplikasi tambahan kepada Anda, dan bersiaplah untuk mengirim pesan terima kasih segera setelah mereka melakukannya.

Jadikan waktu yang tersisa dari proses perekrutan Anda lebih transparan dan terus perbarui kandidat

Tetap diam dan tak memberikan respon justru membuat kandidat merasakan pengalaman buruk. Bahkan menimbulkan kecemasan bagi kandidat jika mereka tidak mendengar kabar dari atasan setelah tugas atau putaran tes, ketika mereka tahu keterampilan (atau kepribadian) mereka sedang dinilai. Bantu meredakan ketegangan dengan memberikan batas waktu yang jelas untuk membalas kandidat, dan patuhi itu.

Berikan Informasi Kepada Kandidat Tentang Apa Yang Diharapkan Pada Saat Wawancara Berlangsung.

Kirim pemberitahuan semacam undangan dengan keterangan selengkap mungkin. Terutama informasi waktu dan tempat. Ini akan menghindarkan kandidat merasa bingung.

Anda dapat memberitahukan ini kepada para kandidat, yaitu:

• Berapa banyak pewawancara yang akan mereka temui, siapa mereka dan bagaimana mereka akan bergabung dalam wawancara, misalnya dengan cara pertemuan langsung, streaming video, atau lainnya.
• Berapa lama Anda mengharapkan wawancara berlangsung.
• Format wawancara apa yang akan diambil, apakah kandidat perlu menyiapkan materi presentasi tertentu, atau lainnya.
• Bagaimana gaya berpakaian kantor Anda. (Gambar dari acara kerja dapat membantu dalam hal ini.)
• Cara memasuki gedung kantor Anda sebagai pengunjung. (Haruskah calon kandidat menuju meja resepsionis untuk memberikan kode keamanan? Apakah mereka memerlukan ID? Berapa lama biasanya prosesnya?, dan sebagainya.
• Tempat parkir, jika kantor Anda berada di area yang sibuk.

Berikan Kandidat Perhatian Penuh Saat Proses Wawancara

Persiapkan wawancara dengan:

• Tinjau Ulang profil kandidat Anda. (Tools ATS seluler dapat membantu Anda mempersiapkan wawancara saat bepergian dengan menyediakan tautan dalam aplikasi ke profil kandidat. Dan ATS dengan integrasi kalender yang kuat dapat menambahkan tautan ke profil kandidat langsung di kalender kerja Anda.)
• Pesan ruang rapat sebelumnya.
• Membuat daftar pertanyaan yang relevan dengan pekerjaan atau posisi.
• Mengatur seseorang untuk siap menyambut kandidat ketika mereka tiba.
• Kemudian setelah waktu tiba untuk proses wawancara:
• Mulai wawancara tepat waktu.
• Tawarkan air atau kopi kepada kandidat sehingga mereka merasa diterima dan nyaman.
• Jelaskan proses wawancara kepada kandidat. (Terutama jika Anda menggunakan proses wawancara terstruktur atau format wawancara kelompok.)
• Hindari multitasking saat berbicara dengan kandidat.
• Pertahankan kontak mata sesering mungkin.
• Buat catatan selama wawancara, atau langsung setelahnya. (Jika Anda menggunakan laptop untuk mencatat selama wawancara, jelaskan apa yang Anda lakukan. Atau, pilih saja menggunakan kertas. Laptop mungkin dapat membuat kandidat merasa gugup.)
• Ucapkan terima kasih kepada kandidat atas waktu mereka dan beritahu mereka kapan Anda akan dihubungi untuk konfirmasi.
• Jangan menjadwalkan sesuatu secara langsung setelah wawancara, jika memungkinkan. Berikan waktu kepada kandidat untuk mengajukan pertanyaan, sehingga mereka tidak merasa seperti sedang terburu-buru keluar dari kantor Anda.

Beritahu Kandidat Jika Anda Akan Mempertimbangkan Mereka Sesegera Mungkin

Mengirim pesan penolakan yang jelas jauh lebih baik daripada sama sekali tidak memberikan tanggapan pada kandidat. Pesan penolakan terbaik mengakhiri segalanya dengan nada positif. Hal itu juga berarti memberikan respon positif terhadap kandidat. Selain itu, belajar dari pengalaman wawancara mereka dengan Anda. Tawarkan kandidat untuk tetap berhubungan dan jika menurut Anda mereka akan menjadi kandidat yang baik untuk peran masa depan, beri tahu mereka bahwa Anda akan mempertimbangkannya di masa depan.

Jika Anda Ingin Mengingat Kandidat Tertentu Untuk Lowongan Di Masa Mendatang, Pantau Mereka

Jika Anda memberi tahu kandidat bahwa Anda akan mengingat mereka untuk pekerjaan di masa depan, pastikan Anda memiliki komitmen untuk menepati janji itu. Sistem pelacakan pelamar dapat membantu Anda mengingat kandidat berpotensi tinggi dengan menyediakan database kandidat yang dapat dicari dari pelamar sebelumnya. Database tersebut akan menyimpan lengkap dengan profil media sosial dan riwayat terperinci interaksi Anda dengan setiap kandidat.

Anda dapat mencari ulang kandidat yang sebelumnya sudah Anda tolak, mengatur pengingat untuk tanggal mendatang untuk kembali melakukan wawancara, dan menggunakan tag untuk menambahkan konteks ke profil kandidat yang dapat mengingatkan Anda tentang ketersediaan dan minat pekerjaan mereka di masa mendatang.

Dengan begitu, Anda tidak akan kesulitan lagi jika mencari kandidat untuk posisi lain. Selain itu, ini juga akan menghemat biaya Anda. Jangan sampai Anda kehilangan kandidat terbaik untuk perusahaan Anda. Semua demi kemajuan perusahaan Anda sendiri.

Bersikap Terbuka, Mau Menerima Dan Memberi Umpan Balik

Sampai sekarang masih banyak ditemukan perusahan yang berhati-hati untuk memberikan umpan balik ketika harus menyampaikan berita pada kandidat bahwa ternyata mereka ditolak. Rata-rata mereka takut akan terkena hukuman. Padahal, tidak selalu begitu, bahkan justru sebaliknya. Anda bisa mengatur atau menyusun strategi untuk mengusir ketakutan tersebut.

Caranya adalah dengan membuat dulu perencanaan matang untuk menyusun umpan balik secara lebih berhati-hati. Kandidat lebih menyukai memberikan informasi mereka secara detail pada perusahaan. Apabila mereka sampai maju ke tahap berikutnya dalam proses perekrutan, mereka juga mengharapkan umpan balik yang spesifik.

Sama seperti yang sudah mereka berikan pada perusahaan. Maka, sudah selayaknya Anda memberikan umpan balik yang sesuai dengan keinginan sebagian besar kandidat tersebut. Sampaikan umpan balik secara lebih personal lebih diutamakan. Jangan lupa nyatakan umpan balik dengan kata-kata yang jujur dan syarat akan kebaikan.

Umpan balik seperti ini akan membantu kandidat menemukan pekerjaan yang selama ini mereka cari, dengan cara yang lebih strategis. Selain itu, dapat juga sekaligus memberikan pandangan pada kandidat apakah setelah wawancaranya ditolak, mereka masih ingin mengejar peluang lain di perusahaan Anda? Atau malah menyerah dan mencari lowongan sejenis di perusahaan lain yang masih sejenis?

Umpan balik pun sebetulnya tidak hanya perlu diberikan oleh Anda saja. Para kandidat pun bisa memberikan umpan balik tersebut. Demi kebaikan dua belah pihak. Misalnya setelah wawancara, bagikan kandidat semacam kuesioner. Berikan kesempatan pada kandidat untuk mengisi kuesioner tersebut untuk survey kecil-kecilan.

Hasil survei tersebut bisa Anda gunakan untuk macam-macam kebutuhan. Mungkin sebagai dasar pertimbangan ketika Anda harus membuat pertanyaan wawancara lain di masa depan. Hal ini juga merupakan salah satu langkah untuk meningkatkan penilaian pengalaman kandidat Anda.

Satu yang paling penting, jika Anda menginginkan pernyataan yang jujur dari kandidat, Anda pun harus bersiap memberikan hal yang sama. Pada intinya, kedua belah pihak sebetulnya bisa bersama-sama untuk meningkatkan pengalaman kandidat. Anda bisa gunakan informasi di atas jika ingin mencari cara mendapatkan pengalaman hebat setelah wawancara dengan perusahaan Anda. Sekaligus mendapatkan kandidat terbaik di masa depan.

Kunjungi Blog dan temukan berbagai artikel menarik lainnya terkait karir, dan pekerjaan. Upgrade wawasan Anda sekarang!