Employee background check merupakan tahapan penting dalam menyeleksi calon karyawan. Melansir dari Data Prot, sekitar 94% pengusaha mengatakan organisasi mereka melakukan pemeriksaan latar belakang terhadap calon pekerja.

Employee background check bertujuan untuk memeriksa kebenaran informasi dan meminimalisir potensi risiko yang mungkin disebabkan kandidat. Dalam artikel kali ini, akan merangkum jenis-jenis pemeriksaan latar belakang serta manfaatnya.

Apa itu employee background check?

Employee background check artinya pemeriksaan latar belakang pelamar kerja untuk mengumpulkan dan memeriksa keakuratan informasi mengenai pelamar kerja tersebut. Perekrut melakukan peninjauan masa lalu kandidat untuk memastikan mereka merekrut orang yang tepat untuk posisi yang vital, misalnya bagian keuangan dan IT.

Pemeriksaan latar belakang meliputi catatan keuangan, komersial, dan kriminal. Berdasarkan penelitian terbaru melansir dari Data Prot, 92% pemberi kerja melakukan semacam pemeriksaan latar belakang selama proses perekrutan.

Mengapa perlu melakukan employee background check

HRD melakukan background checking untuk memastikan, agar perusahaan mendapat orang yang tepat untuk mengisi posisi vital. Apabila karyawan memiliki rekam jejak sebagai pencuri dan tetap dipekerjakan, risiko terjadinya pencurian oleh individu tersebut jauh lebih besar. Di bawah ini beberapa tujuan melakukan pemeriksaan latar belakang calon kandidat.

1. Menilai masa lalu kandidat

Perusahaan tertarik mengetahui masa lalu calon karyawan untuk menilai karakter dan melihat potensi risiko yang mungkin ditimbulkan oleh karyawan tersebut pada organisasi. Contohnya tindakan kriminal pencurian atau perbuatan yang bertentangan dengan hukum seperti Doxing di sosial media. Data dari Legal Jobs menunjukkan sebanyak 70% pemberi kerja melakukan penyaringan media sosial sebelum merekrut. Hal ini bisa digunakan untuk mengetahui bagaimana kandidat menggunakan sosial medianya.

2. Melindungi pemberi kerja dari masalah tanggung jawab

Pemeriksaan latar belakang mampu melindungi perusahaan dari masalah tanggung jawab. Ketika HRD merekrut kandidat tanpa melakukan background check dan kandidat tersebut terlibat dalam kejahatan serius, pihak berwajib dapat menganggap perusahaan lah yang bertanggung jawab atas kesalahan kandidat di masa lalu.

3. Konfirmasikan informasi yang disertakan dalam resume

Dalam survey Resume Builder, 80% orang telah berbohong untuk bisa diterima kerja dan sebanyak 4 dari 10 orang mengatakan mereka berbohong di resume mereka setelah meninggalkan pekerjaan sebelumnya dengan kondisi yang buruk.

Melalui pemeriksaan latar belakang perusahaan dapat memverifikasi kebenaran informasi yang tercantum dalam CV pelamar kerja. Apakah kandidat pernah bekerja di perusahaan yang disebutkan, berkuliah di perguruan tinggi, dan memperoleh pencapaian sebagaimana tertulis dalam resume maupun surat lamaran kerja.

Jenis-jenis employee background check

Human resources melakukan beberapa pemeriksaan latar belakang untuk menyaring kandidat terbaik, diantaranya:

1. Criminal background check

Pemeriksaan latar belakang kriminal merupakan alat untuk menyaring calon karyawan di posisi khusus, seperti, keuangan, IT, maupun data. Background check ini bertujuan memverifikasi apakah kandidat bersih dan tidak pernah terlibat dalam tindak kriminal.

Catatan kriminal mencakup tuduhan, penangkapan, dan hukuman yang dimiliki calon kandidat. Perusahaan dapat menggunakan situs web untuk mengumpulkan informasi dari sumber catatan penegakan hukum.

2. Credit check

Credit check merupakan pemeriksaan tentang riwayat dan stabilitas keuangan kandidat. Melalui pemeriksaan ini, perusahaan dapat memverifikasi informasi dasar seperti alamat, nama, rincian kontak, serta seberapa tanggung jawabnya kandidat terhadap keuangannya sendiri. Beberapa perusahaan tidak memilih kandidat dengan riwayat utang yang tinggi untuk menempati posisi yang berkaitan dengan keuangan.

3. Drugs testing

Drugs testing background check artinya pemeriksaan apakah kandidat pernah memakai narkoba maupun obat terlarang. Kandidat dengan riwayat atau terbukti sedang menggunakan obat terlarang, cenderung tidak akan lolos tahap selanjutnya.

Ini karena penggunaan obat-obatan dapat mengganggu produktivitas di tempat kerja dan menciptakan lingkungan yang tidak aman bagi pegawai lainnya. Tes biasanya diselenggarakan di klinik yang telah bekerja sama dengan perusahaan.

4. Social Security verification

Verifikasi jaminan sosial digunakan untuk mengetahui apakah kandidat jujur dengan identitasnya dan memiliki hak bekerja di negara tersebut. Misalnya, jika imigran ilegal dipekerjakan, perusahaan bisa terkena masalah hukum di masa mendatang.

Pasalnya, karyawan tersebut tidak memiliki identitas jelas dan hak bekerja. Pemeriksaan latar belakang meliputi nama, tanggal lahir, dan lokasi tempat tinggal.

5. Employment history

Riwayat pekerja membantu perusahaan mengetahui masa lalu kandidat dalam bekerja dan memverifikasi informasi yang tercantum dalam CV. Pemeriksaan ini mencakup di mana tempat kerja sebelumnya, gaji, pencapaian, durasi bekerja, kinerja, kehadiran, dan bagaimana hubungan dengan karyawan lain.

Contoh pertanyaan background check karyawan yaitu apakah benar karyawan pernah bekerja untuk perusahaan A? Apakah pencapaian yang tertulis adalah benar? Apakah kandidat pernah menjabat di posisi manager sebelumnya? Apakah kandidat bertanggung jawab pada pekerjaan sebelumnya?

6. Motor vehicle record

Catatan kendaraan bermotor membantu perusahaan mengetahui apakah kandidat memiliki izin berkendara yang legal dan adakah laporan pelanggaran yang pernah dilakukan. Pemeriksaan catatan berkendara sangat penting, apabila kandidat melamar di posisi yang mewajibkan mereka mengendarai kendaraan. Contohnya, supir truk, ambulan, dan supir transportasi umum, dan lain sebagainya.

7. Education verification

Verifikasi pendidikan memberikan perusahaan informasi mengenai latar belakang pendidikan kandidat. Tergantung pada posisinya, perusahaan mungkin mensyaratkan pelamar memiliki gelar sarjana, sehingga verifikasi pendidikan perlu dilakukan.

Pertanyaan background check pada verifikasi pendidikan adalah apakah kandidat memiliki ijazah asli? Apakah kandidat menempuh pendidikan tinggi seperti disebutkan dalam CV? Verifikasi pendidikan mengurangi risiko perusahaan mempekerjakan kandidat dengan ijazah palsu dan mematuhi regulasi pemerintah.

8. International background checks

Pemeriksaan latar belakang internasional merujuk pada verifikasi catatan kriminal internasional, riwayat pekerjaan, dan kredensial pendidikan.

9. Healthcare sanctions checks

Pemeriksaan latar belakang kesehatan biasanya dilakukan pada kandidat melamar sebagai tenaga kesehatan, demi menjamin praktisi kesehatan memiliki reputasi baik. Contohnya tidak pernah terkena skorsing karena kegiatan yang membahayakan nyawa pasien atau terlibat malapraktik.

Untuk artikel lengkap mengenai background check secara umum dapat Anda baca disini!

Cara melakukan employee background check

Cara melakukan employee background check dilakukan secara bertahap. Mulai dari mempelajari aturan background check seseorang yang berlaku di negara Anda. Berikut langkah-langkahnya.

1. Mempelajari peraturan background check

Setiap negara memiliki regulasi yang berbeda mengenai pemeriksaan latar belakang calon karyawan. Bisa saja, background check yang dilakukan secara diam-diam tidak diperbolehkan karena melanggar privasi seseorang. Demi mencegah pelanggaran hukum, perusahaan perlu memastikan aturan yang berlaku.

2. Menginformasikan kandidat

Sebelum menjalankan background check interview, perusahaan perlu menginformasikan kandidat untuk meminta persetujuannya. Untuk mematuhi regulasi yang berlaku, kandidat perlu diberitahu dan menandatangani surat kesediaan mengikuti pemeriksaan latar belakang. Apabila kandidat tidak menyetujui, maka perusahaan tidak dapat melakukan background check lebih lanjut.

3. Membuat kebijakan yang  jelas mengenai pemeriksaan latar belakang

Perusahaan perlu membuat kebijakan yang jelas tentang background check. Tujuannya agar pemeriksaan latar belakang adil, tidak memihak, tetap profesional, dan memiliki standar yang jelas.

Dengan membuat kebijakan yang tepat, perusahaan dapat meminimalisir risiko bias dan prasangka pada kandidat serta mencegah masalah hukum di masa mendatang.

4. Hubungi referensi kandidat

Pemeriksaan referensi adalah upaya perusahaan menghubungi nomor atasan atau rekan kerja kandidat terdahulu. Melalui email maupun panggilan telepon, perusahaan mendiskusikan kepribadian kandidat dan memverifikasi kebenaran data yang kandidat tersebut cantumkan dalam CV.

5. Menggunakan website background check untuk meninjau catatan

Demi mempersingkat waktu, perusahaan dapat berinvestasi dengan mengeluarkan budget untuk menyewa layanan employee background check profesional untuk mengumpulkan informasi mengenai kandidat, terutama catatan kriminal.

6. Minta kandidat untuk mengikuti tes narkoba

Tergantung pada pekerjaan dan industri perusahaan, perekrut dapat meminta kandidat melakukan tes narkoba. Misalnya pekerjaan yang berkaitan dengan mengemudikan kendaraan berat dan komersial, berkaitan dengan alat berisiko, serta pengasuhan.

7. Meninjau hasil untuk menentukan validitas kandidat

Setelah mengumpulkan informasi yang diperlukan, selanjutnya meninjau dokumen tersebut dan menilai apakah kandidat layak dipekerjakan di perusahaan. Apabila informasi yang diperlukan belum cukup, Anda dapat mencari detail tambahan dari berbagai sumber terpercaya.

Tips membuat kebijakan employee background check

Pemeriksaan latar belakang kandidat dikatakan bersih, apabila tidak ada tuduhan dan bukti kejahatan maupun pelanggaran. Dalam membuat kebijakan pemeriksaan latar belakang kandidat, Anda perlu mempertimbangkan hal-hal di bawah ini, yaitu:

1. Bagaimana hasil pemeriksaan latar belakang akan mempengaruhi keputusan ketenagakerjaan

Anda perlu mempertimbangkan informasi apa saja yang akan jadi pertimbangan dalam menilai kandidat ketika membuat kebijakan employee background checking. Contohnya mempertimbangan sifat posisi yang dicari dan jangka waktu sejak dijatuhkannya hukuman.

2. Jenis pemeriksaan latar belakang apa yang akan dilakukan, dan untuk siapa

Menentukan jenis background checking yang relevan dengan posisi. Tidak semua pemeriksaan latar belakang harus dilakukan untuk semua kandidat. Misalnya, kandidat melamar di posisi keuangan, pemeriksaan paling adalah kredit dan catatan kriminal.

3. Kapan pemeriksaan latar belakang akan dilakukan.

Buatlah tahapan proses perekrutan untuk menyaring kandidat dari awal hingga wawancara. Untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, Anda mungkin perlu meminta persetujuan pihak tertentu agar tidak melanggar hukum.

Pemeriksaan latar belakang kandidat dengan menyewa layanan khusus, bisa memerlukan biaya Rp150-Rp1,5 juta rupiah tergantung paket yang Anda pilih.

Employee background check menjadi tahap penting bagi perusahaan dalam menjaring calon karyawan demi mencegah risiko di masa mendatang. Permudah proses pencarian karyawan di perusahaan Anda bersama . Tersedia lebih dari 2000 talenta berpengalaman yang siap disalurkan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di perusahaan Anda.