Setelah melakukan proses rekrutmen, mulai dari pembukaan lowongan kerja hingga tahap interview bersama User, bukan berarti tugas tim HR telah selesai. Namun, tim HR harus menyiapkan sesi onboarding bagi karyawan baru sebagai tahap penyesuaian diri mereka dengan lingkungan kerja yang baru.

Onboarding ini disebut juga masa training kerja karyawan, dimana di dalamnya mereka akan mendapatkan berbagai informasi terkait perusahaan seperti sejarah, budaya kerja, sistem, kebijakan perusahaan, hingga pengenalan kepada karyawan lainnya.

Namun, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh tim HR sehingga membuat onboarding menjadi kurang efektif. Penasaran apa saja? Yuk, temukan jawabannya di sini sekarang!

Pengertian Onboarding

Okey, sebelum masuk ke pembahasan utama, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa arti dari onboarding itu. Jadi, onboarding adalah serangkaian proses yang bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru mengenai segala hal tentang perusahaan.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, dalam onboarding karyawan akan mengetahui tentang sejarah, tujuan, visi misi, budaya, sistem, kebijakan perusahaan, hingga karyawan yang akan bekerja bersama nanti.

Secara umum, program onboarding berlangsung selama 1-8 bulan tergantung dari kebijakan perusahaannya masing-masing. Walaupun memang tidak ada proses yang jelas untuk menentukan keberhasilan dari onboarding karyawan ini. Namun, setidaknya ada tiga hal utama yang menjadikan program onboarding berjalan dengan efektif, diantaranya yaitu:

• Operasional → Memastikan karyawan baru mendapatkan materi dan pengetahuan yang tepat seperti kejelasan bisnis.
• Sosial → Membuat karyawan baru merasa diterima dan menjadi bagian dari perusahaan.
• Strategis → Memastikan karyawan baru mengetahui segala hal terkait perusahaan mulai dari struktur, visi misi, tujuan, hingga budaya perusahaan.

Manfaat Onboarding Karyawan

Mungkin Anda pikir program onboarding hanya akan membuang-buang waktu saja, Namun, sebenarnya ada banyak manfaat yang bisa diperoleh dari program onboarding karyawan ini. Beberapa diantaranya yaitu:

Lebih mengenal perusahaan

Walaupun karyawan baru sudah mengulik tentang perusahaan ketika proses rekrutmen seperti alamat, bentuk industri, dan para pemimpinnya, namun hal tersebut masih belum cukup. Melalui program onboarding karyawan ini, mereka dapat mengetahui lebih dalam mengenai perusahaan, mulai dari latar belakang, tujuan, visi misi, nilai dan budaya, kebijakan, dan anggota perusahaan. Biasanya, tim HR akan mengenalkan perusahaan kepada karyawan baru dengan cara office tour atau menampilkan video profil perusahaan.

Memudahkan beradaptasi

Biasanya, karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan atau lingkungan kerja akan membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri. Bahkan, tak jarang mereka merasa bingung, canggung, atau malu ketika hari pertama kerja. Nah, dengan adanya onboarding ini, tim HR dapat membantu mereka untuk mengurangi perasaan tersebut. Melalui perkenalan, sesi tanya jawab, atau tugas kelompok, karyawan baru akan lebih nyaman untuk bersosialisasi, mengurangi perasaan canggung, dan beradaptasi dengan cepat.

Mengetahui struktur organisasi

Ketika onboarding, karyawan baru akan dikenalkan dengan hal-hal mengenai perusahaan, termasuk struktur organisasinya. Tujuannya adalah agar mereka dapat mengetahui siapa saja yang akan terlibat dengannya saat bekerja nanti, serta apa peran dan tanggung jawab mereka. Selain itu, melalui onboarding karyawan baru juga dapat mengetahui secara jelas tugas yang akan dikerjakan nantinya, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan.

Mendapatkan informasi administrasi

Selain seputar sejarah dan budaya perusahaan, karyawan baru dalam onboarding juga mendapatkan informasi perihal urusan yang bersifat administratif seperti absensi dan cuti. Tim HR akan menjelaskan secara detail terkait mekanismenya, cara mengisi absensi kehadiran, pengajuan cuti dan reimbursement, dan perizinan sakit. Beberapa perusahaan biasanya menggunakan aplikasi tertentu untuk memudahkan karyawannya mengurus administrasi. Hal ini tentu penting untuk diperhatikan agar dikemudian hari ketika karyawan berurusan dengan administrasi, mereka tidak bingung lagi.

Meningkatkan produktivitas karyawan

Manfaat lainnya dari program onboarding adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Dalam onboarding sendiri, karyawan akan dibekali informasi terkait perusahaan dan pelatihan dasar.  Hal ini bertujuan agar ketika bekerja, mereka menjadi lebih nyaman dan antusias untuk bisa berkontribusi pada perusahaan, sehingga produktivitasnya pun akan meningkat.

Tahap Onboarding Karyawan

Setiap perusahaan pasti mempunyai proses atau tahapan onboarding karyawan yang berbeda-beda. Namun, secara umum tahap onboarding karyawan adalah sebagai berikut:

1. Pra-onboarding

Pada tahap pertama ini, tim HR akan mengirimkan email selamat datang yang berisi ungkapan senang perusahaan terkait bergabungnya karyawan baru, akses email dan aplikasi kerja, informasi mengenai program onboarding, serta dokumen penting lainnya. Tim HR di sini juga akan membagikan contact person yang bisa mereka hubungi jika ada pertanyaan atau kendala dalam proses onboarding.

2. Penyambutan karyawan baru

Pada hari pertama kerja, karyawan baru akan langsung mengikuti proses pengenalan perusahaan yakni tentang sejarah, tujuan, visi misi, budaya, dan alur kerja. Setelah itu, karyawan baru akan mendapatkan penjelasan terkait hal-hal administratif seperti absensi, pengajuan cuti, aplikasi kerja, dan lain sebagainya. Bahkan, biasanya tim HR juga akan menjelaskan mengenai fasilitas kantor, mulai dari tempat parkir, pantry, fasilitas medis, hingga tempat ibadah. Terakhir, karyawan baru akan dikenalkan langsung oleh tim HR kepada rekan satu tim atau divisinya. Tahap ini dapat membantu karyawan baru merasa diterima di lingkungan perusahaan, sehingga mereka menjadi lebih nyaman dan aman pada hubungan pekerjaan,

3. Orientasi

Setelah tahap pengenalan, karyawan baru akan mengikuti proses orientasi yang akan langsung dipandu oleh tim HR atau manajer. Di sini, karyawan baru dapat mengetahui peran, tugas, dan tanggung jawabnya secara individu maupun tim. Contohnya seperti bagaimana alur kerja dalam melakukan tugas harian atau proyek khusus.

4. Pelatihan

Untuk mengetahui cara kerja di dalam tim, karyawan baru akan mendapatkan pelatihan terkait pekerjaan yang akan dilakukan nantinya. Pelatihan ini dimulai dengan memberikan tugas-tugas dasar dan menggunakan aplikasi atau sistem yang sudah ditentukan. Tak jarang juga tugas tersebut mengharuskan karyawan baru untuk berkolaborasi atau bekerja sama dengan karyawan lama sebagai rekan satu timnya. Tujuan dari adanya pelatihan ini adalah untuk membangun kepercayaan, membentuk hubungan kerja, dan mengenalkan alur kerja kepada karyawan baru.

Kesalahan yang Membuat Onboarding Gagal

Tidak adanya persiapan yang matang dapat membuat proses onboarding tidak berjalan secara efektif atau bisa dibilang gagal. Padahal menurut HR NOTE.asia, perusahaan yang fokus pada onboarding karyawan akan mampu mempertahankan lebih dari 50% karyawan baru dibandingkan dengan perusahaan tidak menerapkan proses onboarding. Bahkan, proses onboarding juga dapat meningkatkan produktivitas hingga 50%. Hal ini menandakan bahwa onboarding mempunyai peran yang besar dalam kesuksesan suatu perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum yang menyebabkan proses onboarding menjadi gagal:

1. Tidak adanya sense of ownership

Setiap perusahaan harus menunjukkan sense of ownership kepada karyawan baru. Tujuannya agar karyawan baru dapat membentuk hubungan dengan misi dan tujuan perusahaan, sehingga mereka merasa diterima oleh rekan dan lingkungan kerjanya. Sayangnya, banyak perusahaan yang gagal menciptakan sense of ownership, sehingga mereka gagal menjembatani karyawan untuk mendukung visi, misi, dan budaya perusahaan. Hal ini akan menyebabkan terjadinya kesenjangan antar karyawan.

2. Kesalahan memilih trainer

Kegagalan onboarding dapat juga disebabkan oleh kesalahan perusahaan dalam memilih pelatih atau trainer. Meskipun materi pelatihan yang akan disampaikan sangat bagus dan detail, namun jika trainer tidak kompeten maka karyawan baru tidak akan mendapatkan informasi secara baik. Maka dari itu, perusahaan harus selektif dalam memilih trainer, dimana tidak hanya menguasai materi saja namun juga komunikatif. Sehingga, apa yang disampaikan dalam pelatihan dapat dimengerti dan akan dipraktikan oleh karyawan baru.

3. Terlalu banyak informasi yang disampaikan

Memang karyawan baru perlu mengetahui segala hal terkait perusahaan, namun semua informasi tersebut tidak bisa disampaikan secara bersamaan atau dalam jangka waktu yang singkat. Sebab, karyawan akan sulit mencerna dan memahami semuanya dengan baik, yang mana nantinya mereka juga tidak akan maksimal untuk menerapkannya. Maka dari itu, tim HR harus membuat jadwal onboarding serta membagi informasi secara tepat. Lebih baik informasi-informasi penting didahulukan terlebih dahulu, baru kemudian informasi pendukung.

4. Membanjiri dengan teknologi

Hampir seluruh pekerjaan saat ini menggunakan teknologi informasi. Walaupun adanya teknologi membuat pekerjaan berjalan secara efektif dan efisien, namun jika perusahaan terlalu menuntut karyawan baru untuk menggunakan semuanya maka mereka akan kesulitan. Sebab, mereka akan menghabiskan banyak waktu hanya untuk mempelajari dan menerapkannya pada pekerjaan. Perusahaan hanya perlu memberikan fasilitas teknologi yang sesuai dengan peran dan tugasnya, dengan begitu mereka tidak menjadi kewalahan.

5. Tidak adanya feedback pasca onboarding

Salah satu penyebab gagalnya onboarding adalah tidak pedulinya perusahaan terhadap hasil proses onboarding karyawan. Maksudnya di sini adalah perusahaan hanya sebatas melakukan kewajiban untuk mengenalkan dan melatih karyawan baru tanpa meminta feedback dari karyawan maupun trainer. Padahal penting bagi perusahaan untuk memperhatikan apakah proses onboarding karyawan berjalan sesuai dengan prosedur serta bermanfaat bagi karyawan baru atau tidak. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan karyawan baru mampu beradaptasi, berkontribusi aktif, dan bisa bekerja sama dengan rekan kerja lainnya.

6. Penyajian materi yang kurang detail

Materi training yang disampaikan harus detail, bahkan informasi-informasi kecil seperti budaya, kebiasaan, ritme kerja, dan aktivitas ekstra perusahaan, karyawan baru harus mendapatkannya. Sebab, mengkomunikasikan segala hal terkait perusahaan dapat meminimalisir culture shock pada karyawan baru. Mereka akan lebih siap untuk menghadapi aktivitas harian di perusahaan serta mekanisme kerja yang cenderung berbeda dengan di perusahaan mereka sebelumnya.

Contoh Proses Onboarding yang Tidak Efektif

Berikut ini adalah contoh proses atau praktik onboarding yang tidak efektif:

• Menunda pemberian informasi dan disorganisasi
• Tempat kerja yang terlalu santai
• Tidak mempunyai gambaran tujuan yang jelas
• Memberi banyak informasi dalam waktu yang singkat
• Tidak memberikan feedback
• Pekerjaan tidak sesuai jobdesk
• Menyamakan semua karyawan tidak peduli generasi
• Tidak ada kesan pertama yang baik

Nah, itulah penjelasan singkat mengenai onboarding dan beberapa kesalahan umum yang dapat menyebabkan proses onboarding tidak dapat berjalan secara efektif. Ingin tahu informasi lainnya seputar karir dan HRD? Yuk, kunjungi langsung blog sekarang juga!